BAB 13 (pengawasan)

BAB 13

PENGAWASAN (CONTROLING)

Devinisi pengawasan:

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :

(a) penetapan standar pelaksanaan

(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

(d)pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan

(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Fungsi Pengawasan:

Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.

TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang

digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum

yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l

laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya

mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan

bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada

perbaikan dalam pelaksanaan.

BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi

dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat

menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau

perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi

syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan

pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur

penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

METODE-METODE PENGAWASAN

Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif
a. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk

mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering

digunakan

adalah:

1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk

mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.

2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan

mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3) Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang

dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih

cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini

dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis

dan dipecahkan bersama.
6) Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang

signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip

pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua

kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.[13]
b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa

teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:
1) Anggaran

- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
- anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base

budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
2) Audit

- Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab

mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar

mengenai kegiatan mereka.
- Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar

keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang

bebas dari pengaruh manajemen.
3) Analisis break-even

Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan

pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.

4) Analisis rasio

Menyankut dua jenis perbandingan
1. Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
2. Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
5) Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
1. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain

serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan

dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
2. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang

bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus

dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :

1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.

2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.

3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.

5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

7. Pengawasan harus ekonomis.

8. Pengawasan harus mudah dimengerti.

9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik,
maka pengawasan harus:

• Ekonomis

• Mudah dimengerti
• Adanya tindakan koreksi
• Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya

PELAKU ATAU PELAKSANA PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN :
Pengawasan dan Pengendalian dilakuakan oleh :
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
b. Pihak luar manajemen ( Auditor )

Jenis-Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi
a. Waktu
b. Obyek
c. Subyek

a. Pengawasan dari segi waktu
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat

yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan

secara repensif alat budget dan laporan.
b. Pengawasan dilihat dari segi obyektif
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya.

Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara

administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah

pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.
c. Pengawasan dari segi subyek
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.

Pengawasan Intern
Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari :
a. Laporan harian
b. Laporan mingguan
c. Laporan Bulanan
d. Laporan khusus
e. Laporan harian

Pengawasan Ekstern
Pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant). publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan wajibdi periksa oleh akuntan publik.
Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan publik dapat dibagi jadi 4 golongan

a. Pemeriksaan umum
Pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran

data administrasi perusahaan.
b. Pemeriksaan khusus
Pemeriksaan khusus atau spesical anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang

yang ditugaskan kepada akuntan public.
c. Pemeriksaan Neraca
Pemeriksaan neraca dikenal juga drngan balance sheet audit artinya suatu pemeriksaan

khusus terhadap neraca perusahaan.
d. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit) berhubungan erat

dengan pemeriksaan khusus.

Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :

1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki

penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan

didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila

terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti

SUMBER: http://jajusuf.blogspot.com/2009/11/manajemen-umum-pengawasan.html